这其实是个很简单的人人都懂的常识。
本来打算写的题目是PDF,开始写的时候想顺便补充介绍一下EXCEL的细节,没想到一写就刹不住, 看看篇幅,可以独立成文了。所以就单独发表了。
很早就在一些文章中提起过,建议工程项目设计中,不同的协作者之间,相互交接工作资料的时候,使用EXCEL,甚至哪怕是自己的设计,不同的软件系统之间的信息传递,也使用EXCEL的文件格式,这应该即便上相当于行业内共识的常识了。理由不多阐述。
但有一些细节的建议, 需要特别指出来, 希望能形成更多的共识。
首先,交接资料的EXCEL文件,不是要出版的报表,打印和排版不重要, 重要的是数据要便于批量处理。 便于在不同的工业应用软件之间传递。通常来说软件之间对信息的格式要求的不可能完全一致,但应该通过简单的列选择复制或者列之间的运算就能实现。所以不应该有合并单元格,斜线,合并分类统计,分段等等。简单说,交接的表EXCEL表格应该尽量朴素,尽量简化到一个M*N的矩阵, 甚至在数据量太多的情况下,不要分到多个sheet页面中, 而应该尽量在1个sheet中完成。至于原本作为sheet名字的主题项, 无非增加一个列, 同一主题下的数据, 内容相同,一点都不要觉得这样子无畏的重复啰嗦,不好看。
打个比方,同样的数据,3种表现形式:
表1
表2
表3
3个表的表现形式,表1虽然显得繁琐, 但后期数据处理是简便。而表2和表3,虽然看起来简洁漂亮,甚至还进行了边框处理, 但要进行数据批量处理的时候, 却非常麻烦。需要对原始数据做大量的调整,才可以使用。 尤其在数据量大的时候,简直是灾难。 而且往往很多时候,数据交接方还不会一次定型, 还要反复修改。 那导致每一个新版本的数据交接送来, 都要花费大量时间先预处理数据,头疼到要死,效率还极低。
至于把不同车间数据分到不同的sheet中, 也是一样的道理。尤其是各个车间的表设计的列还经常不完全一样, 不能简单复制的时候, 相当头疼。
相信专业工程师对此都深有体会。
记住, 这篇文章的姊妹篇名字叫做《PDF是个好工具》